Conceptos básicos para la gestión de proyectos

1.1 Definición de los Proyectos

La Norma internacional ISO 10006 define los proyectos como: “aquel proceso único, que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos y requerimientos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos”

De esta definición se derivan algunos elementos importantes para entender la gestión de proyectos:

El proyecto es un proceso único. Esto significa que no se repite constantemente y marca la diferencia entre los procesos que se desarrollan en una empresa y los proyectos que se realizan; los primeros se repiten permanentemente, mientras que los segundos se realizan una sola vez.

Tiene un plazo de tiempo preestablecido. Se deben desarrollar entre dos fechas.

Está formado por tareas, que a su vez contienen sub-tareas. Estas constituyen la clave del proceso.

Trata de lograr objetivos concretos bajo requerimientos específicos.

Las tareas se deben desarrollar dentro de limitaciones de tiempo, de costos y de recursos.

Estas características se expresan también en la definición que presenta el Project managementInstitute (PMI), que establece que el proyecto como un esfuerzo de carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio único.

El Presente Módulo describe las áreas de conocimiento de gestión de proyectos más importantes identificando las técnicas y herramientas principales para identificar y gestionarlas variables de los proyectos.

1.2 Ciclo de Vida del Proyecto

En la siguiente gráfica  se resumen las siete fases por las cuales pasa un proyecto durante su vida completa. En este curso nos concentramos fundamentalmente en la ejecución y cierre.

Las fases uno y dos corresponden a lo que conocemos como formulación y evaluación del proyecto, las 3, 4, y 5 corresponden a la gestión del proyecto, mientras que las 6 y la 7 son propiamente la operación de la actividad que ha sido sujeta del proyecto.

1.3. Gestión de Proyectos

Se define la gestión de Proyectos, como “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para proyectar actividades destinadas a satisfacer las necesidades y expectativas de los beneficiarios de un proyecto.”

La Clave de la gestión de Proyectos es mantener el equilibrio entre:

a) El alcance del proyecto, el tiempo para terminar, el costo del mismo y la calidad de los resultados obtenidos.

b) Entre todos los interesados en proyecto, que suelen tener necesidades y expectativas diferentes.

c) Entre las necesidades (requerimientos identificados) y las expectativas (requerimientos no identificados)

Evidentemente que lograr este equilibrio, requiere que el administrador del proyecto emplee técnicas apropiadas al ciclo administrativo (planificación, Organización, Dirección y Control) que le permitan llegar al objetivo dentro de las restricciones que le plantea el contexto en que se desempeña.

1.4 Procesos de Gestión del proyecto

El Project ManagmentInstitute (PM) ha planteado en su metodología agrupar los procesos que se realizan en la Gestión de proyectos en cinco grandes categorías que son:

Procesos de iniciación: Es el conjunto de actividades requeridas para autorizar el inicio del proyecto o de cualquiera de sus fases. Requiere la firma de contratos, permisos, etc. que se necesitan para iniciar el proyecto.

Procesos de planificación: Son los procesos que se necesitan para definir y afinar los objetivos, y el camino mejor para lograr estos. Es un planteamiento estratégico sobre cómo lograr los objetivos de forma eficiente.

Procesos de ejecución: Estos reúnen las actividades y coordinaciones de los recursos necesarios para llevar a cabo la planificación realizada en el punto anterior.

Procesos de control: Sirven para reconocer efectivamente cualquier diferencia entre lo que se ha planeado y lo que se ha ejecutado, de forma tal que si se presentan estas diferencias se puedan aplicar medidas correctivas para que las acciones lleven al objetivo deseado.

Procesos de cierre: Es un conjunto de procesos que permiten aprender las lecciones que le deja a la organización la ejecución del proyecto y para realizar los resúmenes necesarios para mantener una historia del proyecto.

Aunque presentamos estos procesos separados, en la práctica se solapan unos con otros, y no necesariamente se tienen que ejecutar en el estricto orden presentado, puede ser que después de hacer la planeación se deba volver a esta etapa y los cinco grupos de procesos se repiten en cada fase del proyecto.

1.5 Elementos de Gestión de proyectos:

En el modelo de propuesto por el PMI para la gestión de proyectos se estable que en un proyecto se debe prestar especial atención a:

Gestión de Integración:

El objetivo principal es asegurar que los diferentes elementos del proyecto estén debidamente coordinados y consiste en desarrollar el plan del proyecto que es una guía que puede ser utilizada en dos aspectos:

a) para llevar a cabo la ejecución, realizando las tareas que en él se indican y

b) para el control integrado de los cambios que se presentan a lo largo del proyecto.

Gestión del Alcance:

Se define alcance del proyecto como la combinación de los objetivos del proyecto más el trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos (suma de productos y servicios que deben ser realizados en el proyecto.

El fin es asegurar que el proyecto incluye todos los trabajos requeridos y que no se incluyen tareas innecesarias. Es una revisión sobre las tareas necesarias para lograr los objetivos.

Se elabora un documento escrito que contiene el alcance y que sirve de base para tomar decisiones, durante el proyecto, incluido, la determinación de cuando una fase está completa.

En un proyecto se aplica la estructura de trabajo que presentamos a continuación:

Esta subdivisión permite dividir el trabajo en forma efectiva, a fin de poder lograr los objetivos. Las actividades son la parte del trabajo que consumen tiempo, aunque no necesariamente alguien tenga que hacerla, por ejemplo, una actividad puede ser esperar a que seque la pintura.

Gestión de los Tiempos:

En esta etapa se deciden los tiempos que deben durar las tareas, la secuencia que se realizarán, los recursos que se necesitan para realizar las actividades en esos tiempos y se realiza un calendario de actividades que permita lograr el objetivo en el plazo de tiempo que se ha fijado para el proyecto.

Este calendario se utiliza como elemento de control para saber si el proyecto avanza en el ritmo esperado o no.

Se utilizan gráficas como la de Gantt que permiten ver la secuencia de las actividades y el tiempo que deben durar; así como se realizan análisis para saber cuáles actividades no pueden atrasarse para lograr terminar a tiempo el proyecto. Uno de estos análisis es la construcción de un diagrama PERT.

Gestión de los Costes:

Una vez que se ha definido el esquema de tareas, y se han asignado los recursos tanto materiales, de equipos, así como de personal. A continuación se deben calcular los costos de estos recursos y hacer un presupuesto de costos, que permita mantener el control sobre esta variable a lo largo de la ejecución del proyecto.

Este presupuesto es clave para el manejo adecuado del proyecto.

Gestión de la Calidad:

Persigue asegurar que el proyecto satisface los requerimientos con los cuales fue concebido. Para esto se debe:

Identificar los estándares de calidad y determinar cómo satisfacerlos

Evaluar de manera regular la ejecución global del proyecto para proporcionar garantías de que el proyecto satisfará los estándares de calidad relevantes.

Inspeccionar los resultados del proyecto para asegurar que cumplen con los estándares establecidos y si no identificar y eliminar las causas que provocan el desempeño no satisfactorio.

Gestión de los Recursos Humanos:

El manejo efectivo de las personas que participan en el proyecto es de suma importancia, por lo que se debe hacer una planificación organizacional para identificar, documentar, asignar responsabilidades y documentar las relaciones entre las personas que estarán en el proyecto.

Gestión de las Comunicaciones:

La comunicación efectiva determina que los objetivos del proyecto se puedan lograr dentro de las restricciones impuestas. Por eso es necesario asegurar que se genere, recopile, almacene y disemine a tiempo y de forma adecuada.

Se debe hacer una planificación de la comunicación, determinando quien necesita cuál información, cuando la necesita, como le será entregada, etc.

También se debe diseñar un sistema que permita reportar la ejecución del proyecto de forma que todos los equipos sepan cuál es el estatus de progreso.

Al finalizar se debe realizar un cierre administrativo que consiste en generar, recoger y diseminar información para formalizar la finalización del proyecto.

Gestión de Riesgos:

En cualquier actividad que se realiza hay riesgos, que se presentan y es menester de la gestión preverlos y prepararse para la eventual presencia de estos. Por esto en la Gestión de riesgos se trata de identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos del proyecto. Incluye maximizar la probabilidad y consecuencias de eventos positivos y minimizar las de eventos negativos.

Se trata de:

·         Decidir cómo abordar las actividades de gestión de riesgos,

·         Identificar los riesgos que podrían afectar el proyecto y documentar sus características.

·         Decidir cómo abordar las actividades de gestión de riesgos y planificarlas.

·         Determinar los riesgos que podrían afectar al proyecto y documentar sus características.

·         Analizar cualitativamente los riesgos y condiciones para priorizar sus efectos sobre los objetivos del proyecto.

·         Determinar la probabilidad y consecuencias de los riesgos y estimar sus implicaciones para los objetivos del proyecto.

·         Establecer procedimientos y técnicas para aprovechar las oportunidades de mejorar y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

·         Supervisar riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de reducción de riesgos, y evaluar sus efectividades a lo largo de la vida del proyecto.

Gestión de Adquisiciones:

Esta parte tiene que ver con la compra de bienes y servicios fuera de la organización que son necesarios para realizar con éxito el proyecto.

Se trata de:

·         Determinar qué es necesario adquirir y cuando.

·         Documentar los requisitos de los productos e identificar sus potenciales proveedores.

·         Tramitación de solicitudes

·         Elegir entre los vendedores potenciales.

·         Administración de los contratos: gestionar la relación con el vendedor.

·         Liquidación de los contratos: completar todos los trámites, recibir el producto y pagarlo.

1.6 El triángulo del proyecto:

Sin importar su naturaleza, tamaño o particularidad, la gestión de cualquier proyecto se ve enmarcada en un triángulo cuyos lados son igualmente importantes y que determinan la efectividad en la ejecución del mismo.

Es importante entender que si se ajusta un lado de este triángulo los otros dos lados tendrán también que ajustarse. Por ejemplo, si se requiere reducir el tiempo, evidentemente que habrá un cambio en los costos y posiblemente un cambio en el alcance que se desea lograr. Lo mismo pasaría si intentamos mover cualquier otro de los lados.

Casi siempre, tenemos un lado fijo en el triángulo, es decir que uno de los tres elementos no se puede mover. Puede ser el tiempo, puede ser el dinero o puede ser el alcance, dependiendo del contexto en que se ejecuta el proyecto.

Una vez que se sabe el lado fijo, ya el que gestiona el proyecto sabe lo que puede modificar en caso de que se presente un problema. Si el problema se presenta en el lado que está fijo, debe trabajar con los otros dos lados. Por ejemplo si el problema es que el presupuesto está fijo y se ha sobrepasado, debe trabajar con el tiempo y/o con el alcance para resolverlo.

1.7 Microsoft Project 2010

Este software, diseñado y comercializado por Microsoft sirve para administrar proyectos, permitiendo de forma eficiente realizar las funciones básicas de la administración de proyectos en las distintas fases que hemos visto anteriormente. El esquema que presenta está bastante alineado con los postulados del Project ManagmentInstitute que hemos visto anteriormente. 

El esquema general que sigue, es desarrollar un plan, introducir las actividades que éste conlleva, asignar recursos, obtener un presupuesto y actualizar los porcentajes de logro que se van obteniendo en cada momento.

Se presentan gráficas del proyecto y se pueden hacer reportes sobre el avance del mismo.

Existen otros programas que permiten realizar la misma función que este y muchos son de código libre, se sugiere al lector hacer búsquedas sobre este tipo de programas que se utilizan con cierta frecuencia.

1.8 Fase de inicio de la administración del proyecto:

La primera acción que se debe realizar es identificar el proyecto adecuadamente, indicando la forma en la cual pretendemos hacer la planeación.

Hay dos maneras de planear las actividades del proyecto:

a) Empezar desde una fecha inicial y observando el momento en que termina.

b) Planificar a partir de la fecha en la cual necesitamos que termine el proyecto. Esta segunda opción se puede usar siempre que necesitemos saber cuándo deben iniciar las tareas para cumplir con la fecha de terminación.

1.9Las tareas del Proyecto:

Como habíamos dicho anteriormente el proyecto está compuesto de tareas, y estas a su vez de sub-tareas, que se desglosan en paquetes de trabajo y a su vez estos paquetes de trabajo tienen las actividades que necesitamos llevar a cabo. Evidentemente que todos los proyectos no tienen necesariamente que tener este desglose.

Se supone que ya hay un desglose de las tareas, que conlleva el proyecto y se procede a ingresarla en una matriz, en la cual se debe indicar la duración de la tarea y la interrelación entre ellas.

1.10 Diagrama de Gantt:

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.

1.11 Ruta Crítica

Una de las herramientas más útiles en la Gestión de proyectos es la Ruta Crítica, que es el conjunto de tareas, que no pueden atrasarse porque se atrasa por completo el proyecto.

Estas tareas deben comenzar en la fecha que se ha establecido y terminar de acuerdo a lo planeado porque no tienen tiempo de holgura para sufrir retrasos.

En el manejo tradicional de los proyectos esta ruta crítica se calcula usando el método PERT, que consiste en calcular el tiempo más temprano y el más tarde en que puede empezar cada tarea y determinar si estos son iguales, para calcular la tolerancia de tiempo que tienen las tareas.